Regjeringen besluttet ultimo november 2022 at Norge skulle tilby seg å være vertskap for et uformelt Nato utenriksministermøte som ble avholdt i Oslo 31. mai og 1. juni 2023.
- Norway
- B2B Event
Alle NATO lands utenriksministere med delegasjoner var invitert, i tillegg til NATOs VIP-gjester pluss ansatte. Totalt håndterte Gyro ca. 35 forskjellige delegasjoner.
Dette ga kun drøyt seks måneder til å planlegge og gjennomføre et av de mest komplekse arrangementene UD har hatt ansvar for. I denne prosessen jobbet vi tett med event og protokollavdelingen til NATO.
Kompleksiteten kan illustreres med noen tall. Det var rundt 4.500 personer (inkludert sikkerhet) involverte i gjennomføringen, inkludert 80 fra UD. Programmet inneholdt ni ulike lokasjoner med krevende logistikk og sikkerhet alle steder. 180 kjøretøyer ble brukt i transportopplegget. Det ble designet og produsert 450 m2 med «backdrop»/pressevegger. Det ble produsert over 200 skilt med 88 ulike motiv/innhold. Prosjektet mottok ca 5.000 e-poster.
Kompleksiteten vises også ved listen over offentlige og private institusjoner som UD og Gyro samarbeidet med i gjennomføringen (kun de viktigste er tatt med her): Akershus slott (kommandanten), AUF, Avinor, Bislet limousine, Brann- og redningsetaten i Oslo, Hotel Bristol, Creative Technologies, Departementenes sikkerhets- og servicesenter, Det kgl. Slott, Finansdepartementet, Hotel Continental, Radisson Blu Plaza Hotel, Justis- og beredskapsdepartementet, Kommunal-og distriktsdepartementet, Nasjonalmuseet, Nasjonal sikkerhetsmyndighet, Oslo kommune, Oslo politidistrikt, Politiets sikkerhetstjeneste, Pro Sec, Rådhusets forvaltningstjeneste, S Plan, Sivil klareringsmyndighet, Statsbygg, Støttegruppen 22. juli i tillegg til Forsvaret.
Når prosjektet hadde identifisert alle de ulike elementene som måtte på plass i dette store arrangementet, ble det laget en felles framdriftsplan/milepælsplan for Gyro og UD, med nesten 200 tiltak og klare frister og ansvar. Dokumentet ble benyttet regelmessig i møter i prosjektgruppen UD/Gyro for å koordinere framdriften i prosjektet.
Gyro planla og leverte følgende i samarbeid med en lang rekke private og offentlige aktører og har blant annet ansvar for logistikk, transport og protokoll, liaisoner for alle VIPer/delegasjoner, hotell for VIPer og delegasjoner, mottakelser, seremonier, middager, pressekonferanser, pressesenter, TV studio, bilaterale møter, nettside og delegathåndbok, etc. Gyro sto for hele produksjonen på alle 9 lokasjoner med live sending til hele verden, og NATOs og Utenriksdepartementets egne kanaler.
Det overordnede programmet for møtet var som følger:
31. mai:
Mottakelse for Natos utenriksministre på Det kgl. slott
Seremoni ved 22. juli minnesmerket i regjeringskvartalet
Middag på Akershus slott
1. juni:
Møte for Natos utenriksministre på Oslo Rådhus
Pressekonferanser på Nasjonalmuseet.
Med utgangspunkt i prosjektmandatet – og etter evalueringssamtaler med alle sentrale aktører – kan det slås fast at arrangementet ble svært vellykket.